Transformando Ambientes com Organização: o Sistema 5S

Olá, pessoas, Felipe aqui!

Hoje, vamos explorar uma forma incrível de organização que pode revolucionar não só como você lida com o seu ambiente de trabalho mas também a vida pessoal: o Sistema 5S.

Vinda originariamente lá do Japão, essa prática é toda sobre organização, eficiência e melhoria contínua. Vamos mergulhar nos cinco “S” e descobrir como podemos aplicá-los em nosso dia a dia e no trabalho.

1. Seiri (Senso de Utilização)

Começamos com o Seiri, que nos ensina a separar o necessário do desnecessário. No trabalho, isso significa manter apenas o que realmente precisamos à mão, eliminando o resto. Isso não só limpa nosso espaço físico mas também clareia nossa mente, ajudando a aumentar a concentração e a produtividade. Em casa, isso pode significar revisar o que acumulamos e nos desfazer do que não nos serve mais, abrindo espaço para o novo.

Basicamente, é reconhecer a função de cada item e então ter um lugar para guardar cada item seu. Cada peça, terá um espaço específico pra ela de acordo com a utilização dela, a frequência que eu preciso dela à mão ou não.

2. Seiton (Senso de Organização)

Depois de filtrar o que é útil, o Seiton vem para colocar tudo em ordem. No ambiente de trabalho, organizar ferramentas, documentos e recursos nos ajuda a encontrar o que precisamos com mais rapidez e eficiência. Isso economiza tempo e reduz o estresse. Em casa, aplicar o Seiton pode ser tão simples quanto organizar nossos estudos, roupas ou hobby de forma lógica.

Fonte: freepik.com

Se alguém te pede uma caneta e você utiliza o Senso de Organização, você praticamente não pensa onde ela está, você já pega e entrega. Isso parece simples, mas pode ser ainda melhor quando pensamos em mais itens. Por exemplo, se você tem no seu computador do trabalho os documentos e pastas bem organizados, quando sua supervisora te pede uma planilha, você nem precisa procurar, vai direto onde salvou ela pela última vez!

3. Seiso (Senso de Limpeza)

O Seiso enfatiza a importância de manter nossos espaços limpos. Um ambiente de trabalho limpo não só é mais agradável mas também mais seguro e eficiente. Essa prática nos ensina a ser responsáveis pela nossa própria área de trabalho, promovendo o respeito pelo nosso espaço e pelo dos outros. Aplicar isso em casa eleva nosso bem-estar geral, criando um santuário pessoal de paz e tranquilidade.

Então, nada de deixar a xícara do “cafézin” sobre a mesa, ou folhas perdidas. Sujou, limpe, isso vai te dar uma melhora no trabalho.

Em casa, sempre que for possível, tire o pó do lugar onde você está, ajeite o que estiver fora do lugar, te ajudará a ter maior clareza onde estão as coisas e será mais eficiente aproveitar sua casa se não tiver coisas no seu caminho te impedindo.

4. Seiketsu (Senso de Padronização)

Com o Seiketsu, estabelecemos normas e padrões que mantêm a organização, limpeza e eficiência que alcançamos. No trabalho, isso significa criar rotinas que garantam a manutenção dos três primeiros sensos. Em casa, isso pode ser tão simples quanto estabelecer rotinas de limpeza ou organização que mantêm nossa casa em ordem.

Fonte: freepik.com

Uma pequena ideia, no trabalho, comece o dia listando o que você precisa fazer, e coloque ali que 10 minutos antes de ir embora, você vai dar aquela ajeitada ligeira na mesa pra não ficar bagunçada.

Em casa você pode estabelecer que no dia de folga vai ajeitar o quarto pra ganhar tempo durante a semana, ou que no domingo à noite vai ajeitar a roupa que usará na semana e o material da escola para ganhar tempo, sempre no mesmo dia e mesmo horário, criando um padrão e, por consequência, um hábito.

5. Shitsuke (Senso de Disciplina)

O último S, Shitsuke, (vamos chamar de Senso de Disciplina que é mais prático né?) é sobre manter e melhorar continuamente os padrões que estabelecemos. Isso requer disciplina e comprometimento, tanto no ambiente de trabalho quanto em casa. Desenvolver uma mentalidade de melhoria contínua nos ajuda a crescer pessoal e profissionalmente.

Não confie que você lembrará disso tudo sozinho. Anote numa agenda o passo a passo da sua organização e se comprometa apenas a olhar e seguir o que tá na agenda todo dia (é mais fácil lembrar e seguir apenas essa regra, olhar na agenda e seguir, do que lembrar de todos os passos, de todo o padrão, de cabeça).

Se você preferir, use celular, você pode fazer listas no celular, pode mandar msg pra você mesmo no whats, ou baixar aplicativos de agenda.

Aqui no Portal PIIT a Lara já fez uma publicação sobre alguns aplicativos interessantes de criação de hábitos, clique aqui para ler depois desta publicação! E tem outras publicações sobre uso de google agenda e da agenda que vocês ganham ao entrar no PIIT.

Aplicando o 5S

Incorporar o 5S em nossa vida não só melhora nossa eficiência no trabalho mas também enriquece nossa vida pessoal, promovendo uma mentalidade de ordem, limpeza e autoaperfeiçoamento. Para começar, que tal escolher um pequeno espaço, como sua mesa de estudo ou um canto do seu quarto, e aplicar os cinco S? Você ficará surpreso com o quanto uma pequena mudança pode fazer uma grande diferença.

Vamos juntos nessa! Um ambiente limpo e bem organizado é o primeiro passo para uma mente clara e uma vida produtiva, e cá entre nós, além de você funcionar melhor e ter mais prazer em trabalhar, você com certeza vai ganhar uns pontinhos com sua supervisora/supervisor e colegas de trabalho 😉